[SUMMIT VIRTUAL 2020] SOSTENIBILIDAD FINANCIERA EN UN FUTURO INCIERTO Esta es una transcripción de video de la Summit Virtual de Fresh Arts, Sesión 2: "Autocuidado para su negocio creativo: Sostenibilidad financiera en un futuro incierto." Presentado por Kathy Ploch en colaboración con Texas Accountants and Lawyers for the Arts que se transmitió en vivo el 8 de agosto de 2020. https://fresharts.org/summit-2020-sostenibilidad-financiera/ Kathy Ploch: Buenos días a todos. Buenos días a todos. Ojalá todos puedan escucharme. Quiero darle la bienvenida a todos, a la Cumbre Virtual de Fresh Arts. Lamento que no podamos estar aquí en persona hoy. Recuerdo que el año pasado fue muy divertido. Mi nombre es Kathy Ploch. Soy contadora pública certificada y he estado en el ámbito fiscal en la contabilidad pública desde hace más de 35 años. Fui presidente de TALA hace muchos años. He sido voluntaria de TALA por probablemente al menos por 20 años. Así que hoy desafortunadamente no creo que yo resulte tan emocionante como la presentación que acabamos de tener hace un rato, con Outspoken Bean, David y Carla Sue. Pero, haré mi mejor esfuerzo. Entonces-- Una cosa, mientras pasamos por la presentación, por favor, si tienen preguntas, asegúrense de publicarlas en la sección de comentarios. Más adelante dejaremos tiempo para poder contestarlas lo mejor que podamos. Así que, está es la agenda. Entonces-- Lo primero de lo que hablaremos es sobre las lecciones aprendidas de la Ley C.A.R.E.S., con la que estuvimos lidiando hasta ahora, desde finales de marzo. El arte de la contabilidad en el entorno del COVID-19. Hablaremos sobre algunas cosas de contabilidad para ayudarlos con su negocio. Cómo obtener estabilidad financiera en un futuro incierto. Creo que, si estuviéramos en pers-- Me preguntaría-- Todos. Pie-- Financ-- Capacidad-- Agenda Lecciones aprendidas de la ley C.A.R.E.S El arte de la contabildad en un ambiente de Covid-19 ¿Cómo obtener sostenibilidad financiera en un futuro incierto? Análisis DOFA. Poner. Lo que piensan-- Estabilidad. Tendré-- Podemos obtener-- A medida que avanzamos. Encontrar estabilidad-- Algo así como,-- La forma en que la gente-- Es vivir a través de-- Son capaces de-- Gastos. Obtuvo dinero-- Terminó- [Dificultades técnicas durante 23 segundos]. Luego, en mayo, perdió su trabajo y todavía está sin trabajo. Así que no puede conseguir el seguro de desempleo debido a la empresa para la que trabajó. Es una situación inusual. Pero si no hubieran planificado y presupuestado con anticipación, y si no se hubieran quedado con ese presupuesto, no habrían tenido suficiente dinero para gastar-- No habrían tenido suficiente dinero ahorrado como para poder gastarlo en sus gastos de vida. Entonces ya saben que no conocemos cuánto tiempo más estará sin trabajo, pero nunca se sabe. Ya saben, incluso si consiguen un nuevo trabajo la semana que viene, eso no significa necesariamente que tendrá el mismo salario que tenía antes. Así que, sí, sé que es difícil en este momento, en estos tiempos económicos financieros que se pueda hacer eso. Pero todavía hay muchas cosas que podemos hacer. Me pareció interesante que hiciéramos un análisis DOFA. Plantearé esto, quizá muchos de ustedes sepan o no realmente lo que es un análisis DOFA. Pero, después de escuchar el lanzamiento de anoche y la presentación que escuché a las 10, Creo que sería realmente bueno que la gente pudiera mirar esto. Así que lo revisaremos un poco. Así que hablemos rápidamente de la Ley C.A.R.E.S. Es la Ley para la Ayuda por el Coronavirus y la Seguridad Económica. Se firmó el 28 de marzo. Básicamente una de las cosas, había muchas cosas ahí, pero una de las cosas que hicieron fue otorgar, estos préstamos PPP o los Préstamos del Programa de Protección de Cheques de Pago. No entraré en ello en profundidad o lo que sea. Si desean saber más sobre los préstamos PPP, y luego lo otro sobre el préstamo automático de lo que también hablaremos, TALA y Fresh Arts hicieron una presentación en Facebook Live el 23 de abril. Así que pueden verla en el sitio web de Fresh Arts. Hagamos un repaso. El monto máximo del préstamo, era dos veces y media el costo promedio mensual de la nómina. Y, aunque es un préstamo SBA, en realidad están tratando con el banco directamente. Deberán pagarles si el préstamo no lo condonan. Entonces, una de las preguntas era, ¿cómo se calcula si se es independiente? Fueron muchas preguntas que la gente tenía al principio. Y, sobre todo porque los independientes en realidad no reciben un pago de nómina. Ya saben con retenciones como las mías. La segunda pregunta se refería a que muchas personas pagan contratistas independientes y no son empleados. Así que el problema era que no se puede usar a esa gente para calcular la nómina porque no estaban empleados. Empleados de W2. Así que, la tercera lección aprendida aquí de la Ley C.A.R.E.S., fue que si alguno de ustedes alguna vez han asistido a mi taller de impuestos para artistas que TALA y Fresh Arts hacen, por lo general en febrero, ya saben que siempre le estoy diciendo a todo el mundo que se asegure de tener una cuenta bancaria separada de su cuenta personal. Conozco a muchos artistas individuales que especialmente no tienen una cuenta bancaria separada para su labor artística. Por lo general, usan su cuenta personal. Así que, ahora actualizaré lo que voy decir desde ahora, ahora tengo que decir, necesitan tener una cuenta bancaria comercial separada. Al principio algunos de ustedes quizá hayan escuchado que algunos de los bancos sólo estaban procesando las solicitudes de Préstamo PPP de aquellas personas que ya eran clientes existentes con una cuenta bancaria comercial y no una personal. Así que eso fue realmente un inconveniente para mucha gente. La segunda lección aprendida era si debemos revisar o no el viejo problema de si a alguien le deberían pagar como un empleado o como bajo un estatus de contratista independiente. Eso siempre ha sido un problema con el IRS y la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas. Aunque no tenemos tiempo para discutir este tema, pero es algo que tal vez quisieran considerar en el futuro. Existen reglas y criterios especiales sobre lo que tendrían que pagarle a las personas como contratistas independientes. Pero ya saben, como dicen, para ver lo pasado no hacen falta gafas, así que quizá tengamos, ya saben, algunas de estas personas a las que quizá les estuvieron pagando como contratistas independientes, que quizá deberían ser empleados. Si ese era el caso, esto sería un reino completamente diferente de lo que hubiera sido ese cálculo para el Préstamo PPP. La tercera lección aprendida aquí fue, ¿qué debo darle al banco para que pueda obtener un Préstamo PPP? Ahora, mucha gente ya ha hecho eso. Así que ahora incluso podemos estar mirando acerca de la condonación, ¿y qué tendré que darles a ellos para que este condonen préstamo? Este es el momento en el que es realmente muy importante para saber dónde se encuentra financieramente. Recuerden, como trabajadores independientes para calcular su nómina mensual, necesitan ver lo que tenían en su Anexo C para 2019, por supuesto, siempre y cuando ya hayan presentado su declaración de impuestos. Muchos de ustedes quizá no lo hayan hecho. Pero si no lo hubieran hecho, entonces o buscan en el 2018 o de lo contrario tal vez con suerte tengan una forma de calcular lo que tienen para 2019. Así que, tomarían ese ingreso neto, ese beneficio base que tendrían en su Anexo C, tomarían esa cantidad, lo dividirían entre 12, y luego multiplicarían eso por dos y medio. Entonces, como dije, si no hubieran presentado su declaración, entonces realmente necesitarían saber cuál era su ingreso neto. Por ejemplo, ¿qué pasaría si tuvieran una pérdida durante ese año? Si tuvieron una pérdida, entonces no habría ningún préstamo para ustedes. Si mantuvieran un conjunto de libros, si no mantuvieran conjunto de libros, lo siento, habría sido un poco más difícil que pudieran acumular la información. Se de algunos, recuerdo haberlo oído desde el principio, algunos estaban diciendo, bueno, tomen todos los 1099 que tienen. Eso está bien para el lado de los ingresos, porque no quieren resultar, ya saben, usando esa cantidad, porque tienen gastos para compensar eso. Yo no, como dije antes, yo no entraría en las reglas, pero este préstamo se debería condonar siempre que todo se utilice para la nómina y todos los demás costos aprobados. Lo cual, me parecería muy difícil y cualquiera tendría un problema con eso. La Ley de Flexibilidad PPP que se firmó el 5 de junio, extendió el tiempo para el Préstamo PPP hasta el 8 de agosto, que es hoy. También amplió el período de cobertura para la condonación de préstamos desde de ocho semanas después del día de dispersión del préstamo hasta 24 semanas ahora. Si ya habían recibido el préstamo antes de esa fecha, entonces tienen la opción de elegir si quieren ocho semanas o 24 semanas. También redujo el 75 por ciento que tenían que usar para gastos de nómina, hasta el 60 por ciento. Aumentó la amortización del préstamo, si no se los condonan a cinco años. Además, había otras posiciones favorables en eso. La otra cosa que la Ley C.A.R.E.S. permitió fue lo que llamaron los Préstamos para Desastres por Lesiones Económicas o los Préstamos EIDL. Estos préstamos se hacen a través de la administración de pequeñas empresas directamente. En realidad han existido por un tiempo, pero por lo general se utilizaban para las empresas que se vieron afectadas por un desastre natural como el huracán Harvey. Dado que el presidente había declarado el COVID-19 como pandemia, esto se consideró, ya saben como un desastre natural, y es por eso que estos negocios pudieran obtener este préstamo, o solicitar este préstamo. Básicamente la forma en que funcionaba es que recibirían un adelanto de hasta mil dólares por empleado hasta diez mil dólares o 10 personas o 10 empleados sin amortización. No tenían que preocuparse por devolver el préstamo, son sólo miles en dinero gratis. La SBA determinará cuánto recibirán ustedes. Pero generalmente equivale a unas seis veces sus gastos comerciales mensuales. Eso de cierta manera los ayudaría tal vez para unos seis meses de gastos. Esta es, quizá otra razón para decir que tal vez sea mejor tener un empleado a diferencia de un contratista independiente. Porque si tuvieran empleados, ya saben, si le estuvieran pagando a esa persona como empleado en vez de como un contratista independiente, quizá hubieran conseguido más que sólo mil dólares, porque al menos tendrían los mil dólares para ustedes mismos. La tasa de interés, tienen 30 años para pagar el préstamo. La tasa de interés es de 3,75 por ciento. Pero si son una organización sin fines de lucro obtienen 2,75 por ciento. Tienen, como dije, tienen un año para empezar a pagar eso. Es básicamente, ya saben, lo que llaman un préstamo de capital de trabajo. En otras palabras, pueden utilizar, ya saben, el préstamo PPP sólo podían usarlo para la nómina, el alquiler y para rubros muy específicos. Pero con el Préstamo EIDL, lo pueden utilizar para el alquiler, ya saben, para la nómina, por supuesto, para las cuentas por pagar o para sus proveedores, y otras facturas que usted tuvieran que pagar. Como dije, ya que esto viene de la SBA, ellos querrán más información de tipo financiero. Así que definitivamente querrán lo que llamamos un balance y una declaración de pérdida y ganancias. Hablaremos de eso en un momento. Comisión de la Fuerza Laboral de Texas. Yo creo que lidiar con la TWC durante esta pandemia ha sido mucho peor que lidiar con él IRS. ASí que mucha gente, no puedo culparlos totalmente, pero tanta gente quedó desempleada, y ellos quedaron absolutamente inundados con llamadas telefónicas y reclamos. Sé que salían historias en las noticias todo el tiempo sobre que la gente con dificultades con ellos. Parte del problema también, era el hecho de que, contratistas independientes, que nunca pudieron obtener la ayuda por desempleo, ahora estaban en capacidad de obtener la ayuda por desempleo. Así que, eso se añadió la cantidad de reclamos y llamadas telefónicas. Así, creo que, la cantidad mínima que las personas eran elegibles para recibir creo que era el mínimo de 207 a la semana. Pero también obtuvieron estos 600 dólares por semana además de eso. Otorgado por la Ley C.A.R.E.S. Desafortunadamente, esos 600 dólares por semana se cancelaron el viernes pasado. Entonces-- Han surgido muchas preguntas en cuanto a lo que se supone que se le debe informar a la TWC. ¿Debería incluir el Préstamo PPP? ¿El Préstamo EIDL? Sé que muchos artistas se han puesto en contacto con TALA sobre este tema. TALA se puso en contacto con la Fuerza Laboral de Texas allí en Austin con la intención de obtener una respuesta. Debido a que no estaba disponible en su sitio web, lo que no fue de ninguna ayuda. No sé, a menos que uno de ustedes que ya haya experimentado esto, quizá pueda compartir su experiencia o sus conocimientos. Pero en lo que recibimos, realmente no recibimos una respuesta definitiva. Pero las pautas eran, las que se podrían usar eran básicamente, ¿para qué están recibiendo ese dinero, para qué es esa subvención? Ya saben, si lo están recibiendo para compensación, por el trabajo que están realizando, entonces se consideraría como ganancias reportables. Si es una subvención de emergencia, Sé que ciertamente aquí en Houston y probablemente en todo el estado, había un montón de cosas que la ciudad, el condado, varias iglesias y otras organizaciones le estaban dando dinero a la gente para ayudarlos con su comida. Sus gastos de vida, su comida, su alquiler. Entonces ese tipo de fondos no se consideran ingresos y no se deberían reportar a la TWC. Así que sólo un recordatorio, sin embargo, la ayuda por desempleo que están recibiendo se considera como ingreso imponible a reportar y deberían recibir un formato 1099 G antes del 1º de enero, disculpen, del 31 de enero de 2021, el próximo año. Sé que cuando se inscribieron había una pregunta bajo la solicitud. Donde se les preguntaba si querían tener una retención. Creo que la fijaron a una tasa del 10 por ciento. No sé cuánta gente hizo esto, pero, incluso si hubieran elegido que les hicieran retenciones de su ayuda por desempleo, todavía puede no ser suficiente para considerar, quizá no sea suficiente tener todos sus impuestos pagados al final del año. Así que quiero que lo tengan en cuenta, porque veo demasiada gente, cuando estoy preparando sus declaraciones de impuestos, que muchas veces no esperaban deber dinero, pero, ya saben, es a causa de no tener ningún tipo de retención sobre ese dinero. Especialmente si terminan en una situación donde obtienen, creo que son como 39 semanas o lo que sea, por lo que podrían obtener, en esencia podrían obtener mucho. Sé que en este momento, ya saben, les diré lo que viene. El Congreso todavía intenta determinar, cuánto debería recibir la gente. Sé que se afirma que, ya saben, creo que los demócratas quieren 600 dólares por semana. Los republicanos se oponen. El Congreso sigue, ya saben, luchando con eso. Espero que se les ocurra algo muy rápido. Pero sé que, una de las cosas que se habían dicho, era que pensaban que esos 600 dólares a la semana era algo que estaba incentivando que las personas no trabajaran. Lo cual, realmente no sé si estoy totalmente de acuerdo con eso. Pero, acabo de hacer un cálculo rápido, Si hubieran empezado a recibirlo, el total, sería un total de 807. Así que, si empezaron a recibir esos 807 dólares a la semana a partir del 17 de abril. Recibieron eso hasta el 31 de julio que es cuando dejaron de recibir los 600 dólares. Habrían recibido un total de 12.105 dólares. A 40 horas por semana, Sería básicamente 20 dólares y 18 centavos por hora, o 41.975 dólares al año. En mi opinión, seguirían siendo bajos ingresos. Sigo pensando que todo el mundo realmente necesita tener esos ingresos, y espero que se les ocurra algo en breve. Bien, el arte de la contabilidad en el entorno COVID-19. Hablemos de algunas cosas que podemos hacer en el lado de la contabilidad para ayudarnos, con-- algo de nuestros libros contables e intentar mantener todos estos registros que la gente necesita. Bien. Me imagino que la mayoría de ustedes a estas alturas probablemente han recibido algún tipo de asistencia monetaria de una forma u otra. Ya sea que recibieran el EIDL, el Préstamo PPP o algo así. Cuando hablo de las mejores prácticas en el mantenimiento de libros contables, por lo general es en el contexto de su declaración de impuestos, y lo que tendrían que mantener por si acaso el IRS alguna vez los audita. Pero las mejores prácticas también se utilizan en caso de necesitar préstamos comerciales o una hipoteca de vivienda, préstamos para automóviles e incluso a veces líneas de crédito de proveedores. No sé, cuántos de ustedes realmente tienen eso. Conozco muchos negocios, que en realidad tienen una línea de crédito con el negocio para sus proveedores. Por lo tanto, deben mantener sus cheques, recibos, facturas, y sus estados de cuenta de tarjetas de crédito. El IRS realmente quiere ver la parte de los recibos. Así que si compran algo con su tarjeta de crédito o lo que sea, no quieren ver sólo el estado de cuenta de la tarjeta de crédito. En realidad quieren ver el recibo mismo. Por cierto está bien escanear los documentos. El IRS aceptará cualquier tipo de documentos escaneados, eso no es un problema. Y, también se habla en el Congreso, ya saben, estamos hablando de los Préstamos PPP y de la condonación. Sé que cuándo salió por primera vez y ustedes empezaron a leer sobre todas las reglas de lo que tendrían que darles a ellos para la condonación, para que les condonaran esa cantidad, había todo tipo de registros y cosas que necesitaban. En este momento en el Congreso están hablando de una posibilidad de que si alguien recibió 150.000 dólares o más, o lo siento o menos, que 150.000 dólares, para un Préstamo PPP, no estarían obligados a llenar ese formulario de condonación de préstamos. Junto con toda la documentación que se requiere. Ahora, ya que esto realmente viene de su banco, Su banco podría tener requisitos distintos al respecto. Así que, por lo que entendí o por lo que escuché en un seminario web el jueves, no creo que ninguno de los bancos incluso fueran capaces de recibir las solicitudes de condonación de préstamos hasta el lunes. Sé que muchos de ellos seguían trabajando en algún tipo de cosa en línea. Así que eso sigue en el aire. Pero de todos modos, esta es una de las razones por las qué definitivamente necesitan mantener todos sus registros de manera que si los hacen hacer eso los tendrán a la mano para dárselos. Hay diferentes métodos para hacerle seguimiento a sus ingresos y gastos. Como una hoja de cálculo de Excel, pueden hacerlo manualmente, sé que en mi clase lo menciono mucho, hay algo llamado Domebook y tiene una cúpula capitolina en la parte delantera. Es un bonito libro en el que pueden hacer registros y tiene lugares, lugares preformateados para registrar ingresos, gastos y cosas por allí. Es útil, pero. Pero saben que todo el mundo debe tener en cuenta que son un negocio, y realmente espero que no sea un pasatiempo de lo que están haciendo. Que realmente necesitan tener algún tipo de software para hacerle seguimiento a sus finanzas. Porque es sólo parte del negocio que necesitan. Tener la capacidad de saber dónde están para que puedan usar esa información para poder crecer. Hablé antes sobre las lecciones aprendidas bajo la Ley C.A.R.E.S., acerca de que deben tener una cuenta separada. Me estoy poniendo, ya ven con los negocios, me sonrojo. Cuenta bancaria comercial independiente. Le estaba diciendo a la gente que cuando recibieran las llamadas que yo estaba recibiendo, cuando obtuvieran el Préstamo PPP, se asegurarán de ponerlo en una cuenta bancaria separada. Porque sería mucho más fácil rastrear esos gastos para poder hacer eso. Ahora bien, si son trabajadores independientes, la forma en que funcionaría, es, porque tal vez sepan que tenía un cliente que decía, "Bueno, realmente no tengo muchos gastos de negocios, "pero necesito que me paguen "para poder pagar mis gastos personales". Así que, lo que él hizo básicamente, es que lo tenía en una cuenta bancaria separada y luego cada vez que necesitaba dinero en su cuenta personal, él sólo tomaría una cantidad determinada, como 500 a la semana, los sacaba de ahí, los transfería a su cuenta personal, y luego pagaría esos gastos. Sus gastos personales, fuera de eso. Así que, esa es una de las razones por las que pueden hacer eso. También le he recomendado a los negocios, especialmente a los negocios nuevos, que soliciten un número de identificación federal del IRS, un EIN. Sé que muchos de ustedes, especialmente los artistas individuales, incluso, realmente no importa, muchos LLC en realidad tienen un número de identificación federal. Pero si siguen trabajando como independientes y están usando su número de seguro social, es por eso que sugiero obtener un EIN. En el entorno actual con el robo de identidad, simplemente no querrán que su número de seguro social esté por ahí disponible para cualquiera. Ya saben, es necesario, que tengan eso para presentar la declaración para que puedan obtener un 1099, pero eso es realmente lo más importante. Luego, si están, discúlpenme, si están realmente pagando contratistas independientes o ciertamente si tienen empleados. Si tienen empleados por alguna razón, definitivamente deben tener un EIN. Pero si están pagando contratistas independientes por encima de 600 dólares, se requiere que ustedes les den un formulario 1099 al final del año. Así que preferiría recibir un formulario 1099 de ustedes que incluya su EIN y no su número de seguro social. Así que, esa es la razón para eso. Luego el software de contabilidad. Utilicen algún tipo de software como QuickBooks, y hablaremos de esto más en detalle un poco más tarde. Así que, les estoy diciendo aquí que mantengan sus registros para justificar sus ingresos y sus gastos. Así que pensé que necesitaba al menos incluir esta diapositiva, para hacerles saber cuánto tiempo necesitan conservarlos. Si escanean todo, no sería tanto problema, pero si todavía tienen papel, estas son las reglas. Así que sus declaraciones de impuestos y registros de apoyo, de los últimos tres años después de vencer la devolución o de presentarla, o dos años después de pagar el impuesto. La razón para los tres años para una devolución de impuestos es por el estado general de las limitaciones que el IRS puede imponerles. Los registros de empleo se deben mantener por más tiempo. Son cuatro años, después de vencerse o presentarse la devolución. O cuatro años después de pagar el impuesto. Los otros documentos incluirían algo así como los documentos de su préstamo. Como si tuvieran un préstamo PPP o un préstamo EIDL deberían conservar eso. Cualquier contrato, cualquier contrato de alquiler, de compra de activos fijos. Estos tipos de documentos deben mantenerse por tanto tiempo como mantengan el activo o mientras tengan el préstamo. Así que, con suerte, si tienen uno de esos Préstamos EIDL, sí, por favor no se demoren 30 años para pagar eso. Pero, si lo hacen entonces necesitan mantener ese documento de préstamo durante 30 años. Así que, como mencioné antes, si no están usando algún tipo de software, software de contabilidad, entonces realmente necesitan conseguir uno tan pronto como sea posible. Así que, para que no me acusen de sólo hacerle publicidad a QuickBooks, he incluido este enlace aquí arriba que es una buen software para comparar. Es uno de los programas de software más populares. Contiene una lista de software, lo que hacen, cuánto cuestan. Sin embargo, puedo decirles que dentro de la comunidad contable, QuickBooks en línea o QBO como lo llamamos, o QuickBooks para independientes, disculpen, o QuickBooks Desktop son los que se utilizan más ampliamente. También pueden obtener QuickBooks para independientes, y volveré a eso. También quiero-- Probablemente el siguiente en la línea es Xero, pero Xero solo está en línea. Entonces no se de los otros, creo que también pueden estar en línea. Pero al menos QuickBooks todavía ofrece la oportunidad si desean utilizar la versión de escritorio. Aquellos de ustedes que quizá nos acompañen en la conferencia, que son organizaciones sin fines de lucro, Tengan en cuenta que pueden obtener QuickBooks Ya sea en línea o la versión de escritorio sin fines de lucro de TechSoup, por un precio muy razonable. Así que, ya saben que he estado usando la versión de escritorio de QuickBooks desde 1995. Mi recomendación es que sigan adelante y obtengan QuickBooks en línea. Como dije, tienen la versión para independientes. Pero la versión plus online y la versión para independientes de QuickBooks en línea, siguen con el mismo precio. Pero pueden hacer mucho más con la versión plus en línea. Por lo tanto, yo sugeriría esa. Esa cuesta en este momento 70 dólares por mes por cualquiera de ellas. Pero tienen un 50 por ciento de descuento especial durante 3 meses. Entonces, si se inscribieron este fin de semana, Son 35 dólares al mes durante tres meses. Luego subirá a 70. Recuerden, que el costo de este software es un gasto comercial que pueden deducir. Así que QuickBooks en línea realmente ha facilitado las cosas para ustedes. Lo que me recuerda, lo que dijo Carla Sue, y lo escribí aquí. Ella estaba hablando de que, ya saben, ¿cuando ella quiere saber, ¿cuándo puedo crear y dejar de hacer las cosas de negocios? Ese era su punto doloroso. Bueno QuickBooks en línea puede hacer que la contabilidad sea al menos un poco más fácil para ustedes. Pueden vincular el banco, su cuenta bancaria, o cuentas bancarias, al QBO. Se descargarán automáticamente las transacciones. Entonces todo lo que tienen que hacer es revisarlos y determinar qué cuenta de ingresos o gastos utilizarán con eso. Pueden configurar reglas para que las partidas repetitivas vayan automáticamente a la cuenta correcta. Así que, por ejemplo, pueden establecer una regla que diga hola cada vez que vea ExxonMobil, entonces ponlo automáticamente en automóvil. Cada vez que vea, ya saben AT&T, Mobil, Verizon, lo que sea, ya saben, que lo ponga en gastos telefónicos. También pueden utilizar su teléfono inteligente para escanear recibos. Se descargarán automáticamente y se pondrán en la cuenta correcta. Es una forma de hacerle seguimiento a su kilometraje. Lo sé, ya saben que es una de las cosas que siempre dice el IRS necesitan realizarle seguimiento a su kilometraje. Pero sobre todo los negocios más que las personas, pero, con una aplicación y su teléfono, utiliza el GPS, y es realmente muy útil. QuickBooks en línea cuando, cuando lo lanzaron, realmente lo diseñaron para ser utilizado con aplicaciones. Hay más de mil de ellas en este momento de dónde escoger. Así que el uso de la tecnología a su favor, para que puedan hacer su contabilidad, es tan importante para que puedan crear, concentrarse en su negocio creativo, y no tratando de hacer algo de contabilidad creativa. Lo cual no es algo que me gustaría oír. En diciembre de 2018 QuickBooks hizo una encuesta de un poco más de mil independientes sobre cómo realizaban un seguimiento de sus gastos de negocio. Sobre cómo manejan la tensión de la temporada de impuestos. Si les interesa, la encuesta completa se encuentra en el sitio web de QuickBooks. Pero, ya saben en la encuesta dicen que el 39 por ciento mantiene recibos físicos para realizar un seguimiento de los gastos. El 14 por ciento realiza un seguimiento de los gastos con una aplicación. El 82 por ciento crea un presupuesto para su negocio. Eso es genial, pero sólo el 22 por ciento siempre se adhieren a él, eso no es bueno. Los gastos inesperados son la razón número uno por la que sobrepasan demasiado su presupuesto. Bueno, me imagino que si hicieran esa encuesta hoy, la razón número uno por la que habrían sobrepasado su presupuesto se debe a la pandemia, y todas las implicaciones que ha tenido en nuestra economía en este momento. Trabajar duro para mantenerse dentro de un presupuesto es uno de los principales enfoques que realmente deben tratar de tener con el fin de mantener la estabilidad financiera. QBO realmente puede ayudarlos en esta área. Porque tiene un presupuesto en el sistema, donde pueden ingresar su presupuesto. Luego pueden imprimir, un presupuesto versus los estados de pérdidas y ganancias reales. Ya saben, los sin ánimo de lucro que están en la conferencia son definitivamente los que están acostumbrados a tener presupuestos. No sé, necesariamente que los artistas individuales lo hagan. Tal vez tengan un presupuesto para esa subvención en particular o para ese proyecto en particular que están haciendo. Pero estamos hablando de un presupuesto global. Sin embargo, incluso ya saben que independientemente de que sean una organización sin fines de lucro o no, muchos preparan el presupuesto para el año, pero sin embargo nunca regresan y lo miran, nunca lo revisan, nunca lo revisan. Espero que todo el mundo este año hayan revisado, si tenían un presupuesto, que lo hayan revisado y ajustado para el resto del año. Sé que tengo un cliente sin fines de lucro en este momento que me acaba de enviar su presupuesto revisado. Tienen el fin de año en diciembre, así que tuvieron seis meses. Así que ahora lo están revisando para los próximos seis meses, lo cual es algo bueno que deben hacer para eso. Así que pensé que esto era un poco gracioso. Como contribuyente, sé que todos piensan que estoy loco, pero en realidad espero con ansias la temporada de impuestos. Pero con base en esta encuesta estas son algunas cosas que los trabajadores independientes prefieren hacer durante la temporada de impuestos. El 63 por ciento prefiere volar, el 57 por ciento prefiere a los payasos, el 51 por ciento prefiere hablar en público y el 50 por ciento prefiere las agujas. Con seguridad algunos de ustedes podrían tener algunas cosas adicionales que preferirían hacer. ¿Por qué no escriben en la sección de comentarios y me cuentan qué prefieren hacer en lugar de la temporada de impuestos y tener que lidiar con los impuestos. Así que cuando llegó la discusión sobre los impuestos, esto es lo que dijo la encuesta. El 73 por ciento dice que deduce cosas que no deberían. Ahora, no me gusta oír eso, eso es un porcentaje demasiado alto para mí. 81 por ciento dice que se sienten seguros en sus gastos si el IRS los audita. Eso es bueno. Los trabajadores independientes más jóvenes, el grupo de edad de 18 a 44 años, gastan menos en sus negocios que el grupo de 45 años o más. Pero el grupo de edad más joven realiza un seguimiento de los gastos, para saber cuánto están gastando realmente. Mientras que el grupo de edad mayor hace esos gastos para facilitar la época de impuestos. Me pareció interesante. Porque no habría pensado que ese sería el caso, pero felicidades a ustedes los grupos de edad más jóvenes. Porque lo que deberían estar haciendo es el seguimiento de la cantidad de gastos que tienen. Entonces, aquí está QBO. Este es un ejemplo de gastos, una captura de pantalla, no sé si se puede ver muy bien. No pueden ver la parte superior, pero la parte superior sería en realidad donde tienen su fecha y a también a quién le pagaron los gastos. Entonces, tienen la categoría y esta es comidas y entretenimiento. Pero lo que realmente quiero señalarles, en la parte inferior donde dice archivos adjuntos, tiene un pequeño clip de papel. Ahí es donde escanearían y cargarían el recibo para ese gasto en particular. Entonces, es una gran manera de no utilizar papelería y tener eso al alcance de su mano en cualquier momento a la que necesiten referirse de nuevo o si de verdad tendrán que enviar todo esto, ya saben, los gastos que han obtenido de estos dos préstamos que deben pagarle al banco o lo que sea. Entonces podrían encontrarlos fácilmente. Así que, como otro ejemplo digamos que son un fotógrafo y compraron algunos equipos fotográficos, entonces seguirían adelante y mostrarían, deberían ingresar en ese gasto, y luego adjuntarían esa factura para ese gasto. Aunque esto es un ejemplo del lado de los gastos, pueden hacer lo mismo con el lado de los ingresos. Así que si alguien les hubiera enviado un cheque, que estarían depositando, pueden dar la vuelta, hacer eso, cargar el PDF, y lo tendrá allí mismo. Entonces eso es, ya saben, muy útil que lo tengan. Bien, el siguiente tema es el balance. Sé que la mayoría de ustedes saben lo que son las pérdidas y ganancias, y cómo luce ese informe. Pero es posible que muchos de ustedes no sepan realmente qué es un balance y por qué es tan importante. Muchos trabajadores independientes realmente no se centran en esta declaración, pero ese es uno de los inconvenientes que veo en la versión para independientes de QuickBooks. No ofrece ese balance. Se que en algunos seminarios anteriores que he impartido con Fresh Arts y TALA mucha gente en realidad está utilizando QuickBooks para trabajadores independientes y es una gran herramienta. Pero creo que necesitan intensificar su juego un poco, y especialmente ahora. Entonces, ya saben que es por eso que dije, especialmente si el precio es el mismo, yo seguiría adelante y conseguiría QuickBooks regular en línea o al menos si van a usar uno de los otros softwares, asegúrense de que tenga esa capacidad de balance integrada. Los dos lados que siguen, estos en realidad provienen de la versión de escritorio y no de la versión en línea de QuickBooks. La única razón por la que uso la versión de escritorio es porque la versión de escritorio tiene un montón de compañías de muestra, muchas diferentes incluidas. Fue más fácil hacerlo. Así que veamos este balance general rápidamente. Miraré el mío, que es un poco más grande, lo puedo ver. Esto es lo que llamarían un condensado, donde se toman todas las cuentas y las pone en una sola. En otras palabras, en este caso en particular, la cuenta corriente y la de ahorros. Tenían una cuenta de cheques y una cuenta de ahorros. Entonces, saben que eso es lo que tienen, ese es el balance general que tienen ahí en cualquier momento dado. Cuentas por cobrar, por supuesto es lo que tienen si alguien les debe, si son una organización sin fines de lucro, podrían ser ya saben, promesas por cobrar o subvenciones por cobrar. Otros activos corrientes, creo que en su caso eran algunos gastos prepagados o lo que sea. Luego, tienen sus activos fijos donde en este caso tenían un camión. Así que tenían el precio de compra original y la depreciación acumulada. Pasando a nuestro fotógrafo, entonces él tendría su equipo fotográfico listado allí. Así que los activos totales que tienen valen poco más de 160.000 dólares. Luego tenemos los pasivos. Así que los pasivos son a quienes le deben dinero. Así que las cuentas por pagar por lo general son sus proveedores. Tarjetas de crédito, por supuesto, ya saben, cualquier tarjeta de crédito que tengan. Otros pasivos corrientes. El detalle no está aquí, pero eso es generalmente si realmente estuvieran pagando nómina, tendrían eso ahí. Pero también el impuesto sobre las ventas. Muchos de ustedes probablemente tienen que pagar impuestos sobre las ventas así que eso sería, otro pasivo corriente. Luego tenemos los pasivos a largo plazo y ahí es donde estarían sus deudas. Su préstamo bancario, si tenían un préstamo de equipo o lo que sea. Así que los pasivos totales aquí son 39.000. Entonces-- Si por alguna razón saben que Larry decidió, que cerraría su negocio hoy, entonces al menos, tendría en su cuenta bancaria, tendría suficiente para pagar esos pasivos. Porque tiene 105.000 dólares en efectivo. Capital. Ahora bien, esto es una especie de, ya saben, algo confuso para mucha gente. Pero como únicos propietarios, ustedes son propietarios. Generalmente, no es muy diferente con un LLC. Todavía, a pesar de que se consideran como miembros, gerente, miembro y gerente, ustedes no reciben un salario. Entonces, tendrían el capital social, o el capital de los propietarios, que es el dinero que quizá hayan invertido, y que los propietarios retiran. Así que cuando necesiten retirar dinero, como he mencionado antes, si necesitan dinero personalmente para pagar algunos gastos personales, entonces saben que tomarían dinero, tomarían mil dólares o lo que sea. Luego codificarían eso hacia el retiro de los propietarios. Luego si por alguna razón la cuenta bancaria de su empresa no tenía suficiente dinero en ella y necesitaban pagar algunos gastos de negocios, entonces depositarían los mil dólares de nuevo en la cuenta de negocios. Luego lo mostrarían como el capital social. Bien, ya saben, así es como luce. Después, aquí, el capital de balance abierto es sólo una cuenta que QuickBooks tiene. Pero eso y las ganancias retenidas realmente deberían juntas. Básicamente lo que eso representa es todo desde el momento en que comenzaron su negocio, todos los ingresos y gastos que han tenido durante ese período de tiempo. En cuanto a las pérdidas y ganancias. Luego tenemos los ingresos netos. Así que cuando la gente está mirando esto, lo que harán los bancos, es si ustedes están recibiendo un préstamo o una hipoteca o algo así, o incluso con el SBA, una de las cosas que miran es por los-- Activos. Pasivos-- Tienen- Lo que llaman-- Declaración. Similar. Están-- Fuera-- De la ciudad. Podrían-- Activos-- Sus pasivos-- Tarjetas de crédito y cosas así. Una de las cosas que deben hacer, algo así como estar conscientes de, esperemos que no esté en su caso, pero-- Por alguna razón encuentran en su crédito-- y terminan en-- Años a partir de ahora-- Que terminarían, donde registrarían eso por su parte. Conseguirán, lo que llaman un 1099 C que es una cancelación de la deuda. Lo que ellos harán, lo que pasará es que en realidad tendrán que pagar eso, tendrán que pagar impuestos por ese dinero. Ahora lo que pasa es, que si ustedes son lo que ellos llaman insolventes en ese momento, entonces no tendrían que pagar impuestos por eso. Entonces, si hay un formulario que tiene el IRS, que deben llenar para mostrarles que ustedes eran insolventes en el momento de esa deuda, que no podrían pagar esa deuda. Y, una vez más, aquí es donde, en ese formulario, literalmente tendrían que hacer este estado financiero o este balance personal. Así que es por eso que es realmente importante tener ese tipo de información. Las pérdidas y ganancias por clase, Sólo quería mostrarles esto rápidamente. Esto probablemente se utiliza más para las organizaciones sin fines de lucro. Las clases se utilizan en QuickBooks como programas. Pero si son trabajadores independientes, pueden usar esto igualmente. Lo que pueden hacer, digamos, por ejemplo, que hacen dos diferentes, estoy pensando en Outspoken Bean y todas las cosas diferentes que dijo que hizo. Para cada uno de ellos, tendían una clase. Así que si hicieron acuarelas y luego también hicieron cerámica tal vez entonces tendrían dos clases para eso. Aquellos de ustedes que quizá ya tengan QuickBooks y obtuvieron un préstamo PPP, una de las maneras de rastrearlo en QuickBooks es, configurar un cliente, y llamarlo Préstamo PPP. Luego cada vez que pongan un gasto o un ingreso en eso, entonces pondrían ese préstamo PPP allí, y de esa manera se realizará un seguimiento tanto de los ingresos como de los gastos. Así pueden realizar un seguimiento de eso. Así que me estoy quedando sin tiempo. Bien, Análisis DOFA. Quiero seguir con el tema de crear estabilidad financiera en un futuro incierto. Me recordó un poco este análisis DOFA que aprendimos probablemente creo que en el último semestre de mi carrera de contabilidad. Esto es algo, en lo que entraré en detalles en ello, sin duda se pueden buscarlo Google y obtener todo tipo de cosas al respecto. Pero-- Este es un buen análisis para pensar en hacerlo ahora si no lo han hecho. Con todo lo que está pasando, para analizar realmente su negocio. Sé que estamos buscando, ya saben, ustedes son pequeñas empresas, que son tan importantes para esta economía. Pero saben que las grandes empresas también están haciendo esto. Me refiero a la industria aérea, algunas de estas grandes corporaciones que probablemente están acostumbradas a hacer esto, realmente están haciendo esto ahora. DOFA significa debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Las fortalezas, o lo que hacen, las fortalezas son cosas que hacen bien. Ya saben, miran lo que su negocio está haciendo y se preguntan por lo que hacen bien. ¿Qué los separa de otros competidores en su campo? Cuando pienso, los recursos internos son otra cosa. Cuando pienso en los recursos internos, Pienso en Fresh Arts y me meteré con ellos. Pensaré en Fresh Arts en el sentido del increíble equipo que tienen, que Marci Dallas ha reunido, para ayudar a los artistas y ayudar a esta comunidad. Saben que es una gran fortaleza que ellos tienen. No muchas organizaciones necesariamente tienen eso. Así que las debilidades son cosas que le faltan a su empresa. ¿Qué hacen sus competidores mejor que ustedes? Por supuesto que tienen limitaciones de recursos. En este momento creo que todo el mundo tiene algunas limitaciones de recursos, por el hecho de no tener los fondos que solíamos tener. Oportunidades. Les diré, las oportunidades se buscan bajo el servicio, mercados con pocos competidores en su área. Pero estaba escuchando Outspoken Bean anoche hablar o hacer su presentación sobre el lanzamiento. Me sorprendió la cantidad de veces que habló sobre todas las diferentes oportunidades que tenía. David Maldonado habló de él. Escuchamos a dos de ellos hoy. Tanto David como Carla Sue. Me refiero a Carla Sue, hablamos sobre lo que había hecho. Tomaron, trataron de averiguar, ahora que tenemos COVID, ¿cuáles son las oportunidades? ¿Qué podemos hacer diferente? Y, por supuesto, las amenazas son los competidores emergentes, o el entorno emergente que tenemos especialmente con COVID-19. Así que, cuando empezó toda esta pandemia, pensé, ya saben, estoy viendo y escuchando a tantos artistas en otras organizaciones de empresas realmente pensando en diferentes cosas que pueden hacer. Que realmente tiene que hacer ahora. Los insto a que se sienten, y miren esto un poco más. Tal vez eso podría ayudarlos a avanzar un poco en su negocio. Entonces, sé que nos hemos quedado sin tiempo aquí en resumen, aquí están algunas de las cosas que aprendimos. Por favor, obtengan un software de contabilidad. No importa el que sea. QuickBooks es más fácil. Sabemos lo que es un balance y por qué es importante. Busquen un formulario de estado financiero personal. Pueden obtenerlos en línea, su banco puede dárselos. Trabajar en un análisis DOFA, preparen un presupuesto revisado, para el resto del año. Ciertamente espero que les hayamos dado algunas herramientas para crear cierta estabilidad financiera en este futuro muy incierto. Sólo quiero oír brevemente que esta última diapositiva sobre TALA, Contadores y abogados de Texas para las artes. TALA contacta a los miembros con abogados pro bono, y contadores a veces. Los miembros son artistas individuales calificados financieramente, organizaciones artísticas sin fines de lucro. La cuota anual es de 75 dólares para las personas y 250 para organizaciones. En este momento TALA todavía está condonando esa tarifa, si tienen un problema específico relacionado con COVID-19. Es por eso que probablemente he tenido tantas conversaciones con tanta gente sobre esto. Pero esto es genial. Es un gasto comercial que se puede deducir. Dicho esto. Terminé con mi presentación, así que espero, ¿tenemos algunas preguntas tal vez? ¿Hay alguna-- [Pregunta del espectador] Bien, así que la primera pregunta es, ¿puedes-- Esta es fácil. ¿Se puede obtener un EIN como un DBA?, absolutamente. Un DBA es básicamente, un nombre, Sólo es decir, quiero usar este nombre y no quiero que nadie más lo use. Así que definitivamente pueden obtener un EIN, porque aún son, si son propietarios únicos, todavía conseguirán ese EIN como único propietario. Porque son un DBA. [Pregunta del espectador]¿Puede recordarnos cuál es el nombre de la aplicación para rastrear millas personales y comerciales? No sé si se trata de una aplicación específica pero sé que está dentro del software en línea de QuickBooks. [Pregunta del espectador] ¿hay consejos para un negocio sobre lo que deben considerar antes de sacar un préstamo no condonable de la SBA? Sin duda me aseguraría de que tengan, un buen balance y buenos registros. Porque aunque no creo que les vayan a preguntar específicamente al principio que envíen todo eso, tendrán que decirles cuánto, cuáles son sus ingresos y gastos para el año. Para que puedan calcular esa información. Entonces, yo diría que, asegúrense de tener todos sus patos en una fila en cuanto a su contabilidad. Que esté al día. [Pregunta del espectador]Muy bien. ¿Debería un contratista independiente comenzar a usar estas herramientas si no tiene dinero para gastar-- Sé que es muy difícil, en cuanto a lo que es ese dinero. No sé si esta persona ha recibido un préstamo PPP o EIDL, tal vez eso es algo que tienen que considerar. Lo sé, eso es lo único que no me gusta particularmente sobre la versión en línea de QuickBooks. Es que es un precio de suscripción, y es algo que deben que tener, cada mes. La versión de escritorio, No sé cuál es ese costo desde el principio, pero por lo general está en el rango de 400 dólares. Pero quiero decir que pueden usar esa versión de escritorio, al menos durante tres años si no más. [Pregunta del espectador] Veamos, ¿podría recomendar algunas prácticas recomendadas con respecto a la planificación de escenarios para-- Oh, no tengo idea de cuánto tiempo nuestra industria se verá afectada por la pandemia. No lo sé. Todo lo que veo y oigo de la gente, discúlpame, parece, yo diría que definitivamente necesitan considerar algo durante el resto del año. Acabo de leer esta mañana, que, el Teatro Alley no se abrirá o empezará a realizar cualquier presentación hasta noviembre. No sé si eso será bueno. Parece que siguen empujándolo y empujándolo más, y empujándolo cada vez más, así que. No realmente-- Desearía tener, quiero decir, si alguien tiene una bola de cristal, por favor, háganoslo saber para que podamos averiguarlo nosotros mismos. En cuanto a las mejores prácticas, me gustaría como volver a lo que dije antes. Tienen que hacer todo lo que puedan para asegurar que puedan, no gastar dinero en cosas para las que realmente no tengan dinero. Sé que es difícil. Algunas personas lo hacen mejor que otras. Pero ya saben, piensen que es solo, esperemos que sólo lo sea por otros meses más. Es decir que no puedo creer que haya durado tanto como lo ha hecho. Entonces-- Creo que realmente necesitan conocer el presupuesto lo mejor que puedan, tratar de no gastar en cosas. Quiero decir, hay algunas cosas que sé a ciencia cierta que estoy trabajando en casa, sé que ciertamente mi factura de gasolina bajó. En cuanto a, porque no estoy conduciendo a trabajar todos los días. Pero al mismo tiempo, tal vez mi factura de electricidad, ha subido. Entonces saben que hay algunos toma y daca en eso. [Pregunta del espectador] No lo sé, ¿hay alguna otra pregunta? Yo-- Asegurarme de tenerlas todas. Bien, así que si tienen un EIN y obtienen otro DBA ¿pueden tenerlo con el mismo número EIN y cómo se le permite al IRS saber que vincule los dos? Supongo que tal vez mi pregunta de nuevo para ti podría ser, ¿en cuanto a los que están haciendo algo totalmente diferente? Quiero decir, si eres un artista, si eres un artista y tienes un DBA debajo de eso, pero ahora estás aquí haciendo reparación mecánica de automóviles o algo así. Creo que, sería mejor tener un EIN independiente. No les cuesta nada conseguir un EIN. Pueden obtenerlo en el sitio web del IRS, de forma gratuita. Así que realmente no importa. Además del IRS, lo que sucederá es que aunque tengan este EIN cuando alguien les de el 1099 tendrá tanto su DBA como su nombre. Es un poco lo mismo con las LLC. Así que no creo que el IRS en este momento. Porque cuando presenten esa declaración, todavía estarán presentando ese Anexo C bajo su número de seguro social real, no el EIN. El EIN es sólo otro, para que sepan que tiene otra línea para ponerlo. Entonces, Muy bien, creo que se nos acabó el tiempo. Muchas gracias a todos, se los agradezco. ¡Buena suerte!